Was die App kann — und was bewusst im Web bleibt
Die App deckt ab, was unterwegs anfällt: melden, erfassen, freigeben, nachsehen. Auswerten, exportieren und einrichten bleiben am großen Bildschirm — nicht weil es nicht ginge, sondern weil es dort besser ist.
Zweiundzwanzig Bereiche, ehrlich einsortiert
Wir listen hier auch das auf, was die App NICHT tut. Eine Software, die alles verspricht, enttäuscht spätestens in der zweiten Woche.
- Der Tag beginnt mit dem, was ansteht
Kein leerer Startbildschirm mit Kacheln, sondern eine Liste: fällige Fristen, offene Freigaben, neue Meldungen — sortiert danach, was Sie betrifft. Wer nichts zu tun hat, sieht das sofort.
- Erfassen dauert Sekunden, nicht Minuten
Schaden fotografieren und melden, Beleg abfotografieren, Kilometerstand eintippen: die drei häufigsten Handgriffe sind je zwei Schritte weit. Alles andere ordnet sich dahinter ein.
- Freigeben ist eine eigene Ansicht
Was auf eine Entscheidung wartet, steht gesammelt an einer Stelle — Buchungen, Schäden, Belege, Kontrollen. Genehmigen oder ablehnen mit Begründung, fertig.
- Die Grenze ist dokumentiert, nicht versteckt
Statistiken, DATEV-Export, Sachbezug, Einstellungen und Import bleiben im Web. Die Matrix unten sagt bei jedem Bereich, woran Sie sind — auch dort, wo nur ein Teil mobil läuft.
Bereich für Bereich
Alle Bereiche von DocuFleet mit ihrer Einordnung. Wo „Teilweise“ steht, benennen wir die Grenze.
Was heute ansteht: fällige Fristen, offene Freigaben, neue Meldungen — in der Reihenfolge, in der es Sie betrifft.
Die Fahrzeugakte mit Stammdaten, Kilometerstand, Terminen, Dokumenten und Historie. Fahrer sehen ihr eigenes Fahrzeug, die Verwaltung die ganze Flotte.
HU/AU, UVV, Führerscheinkontrolle, Reifenwechsel: fällige und überfällige Termine, mit Push-Erinnerung statt stiller Liste. Darüber steht „Für die Belegschaft“ — die Sammeltermine, zu denen Sie geladen sind, mit Ort und eigenem Stand.
Zugewiesene Aufgaben annehmen, erledigen und mit einem Foto belegen — inklusive der Aufgaben, die aus einer Frist entstanden sind, und der Sammelaufgaben für die Belegschaft. Absagen und die Absage zurücknehmen gehen vom Telefon aus; bestätigt wird im Web durch die Fuhrparkleitung.
Schaden mit Fotos melden, Hergang erfassen, den Treffer im Karosserie-Diagramm setzen. Die Verwaltung prüft und gibt frei — ebenfalls in der App.
Einen Mangel mit Foto melden — und ihn als Verwaltung auch entscheiden: einstufen, Frist setzen, beauftragen, schließen. Wer gemeldet hat, bestätigt die Behebung selbst.
Welche Fahrzeuge nach Kilometern oder nach Zeit fällig sind, mit einer Ampel je Fahrzeug. Werkstatt-Auftrag anlegen, abschließen und die Rechnung gleich verbuchen.
Tank- und Werkstattbeleg abfotografieren; die Beleg-KI liest Betrag, Datum und Kostenart vor. Gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung.
Freie Fahrzeuge sehen, buchen, abholen und zurückgeben. Genehmigungspflichtige Buchungen werden in der App freigegeben.
Übergabeprotokoll mit Zustand, Kilometerstand und Unterschrift auf dem Display — samt Gegensignatur der anderen Seite. Beim Gegenzeichnen steht, welche Fahrzeugteile betroffen sind, statt einer bloßen Anzahl von Markierungen.
Poolwagen-Buchungen, Schadenmeldungen, Belege und Führerscheinkontrollen genehmigen, ohne dafür ins Büro zu müssen.
Die fünf Pflichtbereiche als Ampel — UVV, HU, Führerscheinkontrolle, Unterweisung, Halterhaftung. Erledigt wird an Ort und Stelle: Die Ampel führt ins Fahrzeug, ins Mitglied oder in den Bußgeldvorgang, statt einen zweiten Bearbeitungsweg aufzumachen.
Push für das, was wirklich eine Reaktion braucht — Fristen, Freigaben, neue Meldungen. Was warten kann, kommt gebündelt per E-Mail.
An Sie weitergeleitete Vorgänge einsehen und beantworten — etwa die Fahrerauskunft. Die Abwicklung mit der Behörde samt Fristenlauf bleibt im Web.
Dokumente am Fahrzeug ansehen und neue fotografieren; unter „Weiteres → Unterlagen“ liegen zusätzlich die Unterlagen des Unternehmens, die für die eigene Rolle freigegeben sind. Die Ordnerstruktur samt Massenablage und Volltextsuche bleibt im Web.
Wer fährt was, Führerscheinstatus und Zuordnungen sind einsehbar. Einladen, Rollen vergeben und entfernen läuft im Web.
Fragen zur Flotte in ganzen Sätzen stellen, statt sich durch Listen zu tippen — mit denselben Rechten wie sonst: Fahrer:innen bekommen ihre eigenen Daten, die Verwaltung das Verwaltete. Der Copilot liest nur, er ändert nichts.
Kostenauswertung, Prognosen und Flottenkennzahlen leben von großen Tabellen und Diagrammen — die gehören auf einen richtigen Bildschirm.
Der Export für den Steuerberater ist ein Büro-Vorgang mit Prüfschritt davor. In der Hosentasche gewinnt niemand etwas dabei.
Laufzeit, Kündigungsfrist und der Ansprechpartner beim Leasinggeber samt Telefonnummer sind mobil da — dazu die Liste der anstehenden Rückgaben, überfällige zuerst. Anlegen und Ändern bleibt im Web: vierzehn Vertragsarten mit je eigener Struktur.
Steuerliche Bewertung und Quotenhandel sind Jahres- und Monatsarbeit — kein Vorgang zwischen zwei Terminen.
Organisation, Mandanten, Kostenstellen, Rollen, Abo und der Datenimport: einmal sauber eingerichtet, danach selten angefasst.
Die meisten Fuhrpark-Apps sind entweder eine geschrumpfte Version der Weboberfläche oder ein Meldeformular mit Logo. Das erste überfordert auf 6 Zoll, das zweite nimmt der Verwaltung nichts ab. Die DocuFleet App geht einen dritten Weg: Sie bildet die Vorgänge ab, die tatsächlich unterwegs entstehen — und lässt die Büroarbeit im Büro.
Diese Trennung ist bewusst und sie ist überprüfbar: Jeder der zweiundzwanzig Bereiche steht in der Matrix mit einer klaren Einordnung. Wo „teilweise“ steht, benennen wir die Grenze, statt sie zu umschreiben.
Fällt Ihnen ein Bereich auf, den Sie unbedingt mobil brauchen? Schreiben Sie uns — die Einordnung ist eine Entscheidung, keine technische Schranke.
Rund um die App
Ersetzt die App die Weboberfläche?
Für Fahrerinnen und Fahrer: ja, vollständig. Für die Verwaltung: für den Alltag ja, für Auswertung, Export und Einrichtung nicht. Beide greifen auf denselben Datenbestand zu — es gibt keinen Abgleich und keine zweite Wahrheit.
Funktioniert die App ohne Internet?
Zum Nachsehen ja: Die App hält den zuletzt geladenen Stand vor und zeigt ihn auch ohne Verbindung an, mit einem deutlichen Hinweis. Vier Dinge lassen sich außerdem ohne Netz erfassen — Abfahrtskontrolle, Fahrt, Kosten und Schaden: Sie warten verschlüsselt auf dem Gerät, Fotos inbegriffen, und gehen hinaus, sobald wieder Verbindung besteht. Alles andere braucht Netz und sagt das sofort, statt still zu warten.
Kostet die App extra?
Nein. Die App gehört zu DocuFleet und ist in jedem Tarif enthalten. Tariflich gesperrte Funktionen sind in der App genauso gesperrt wie im Web — die App öffnet keine Hintertür.
Braucht jede Person ein eigenes Konto?
Ja. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Firmenkonto an; daraus ergibt sich, was sie sieht und darf. Ein geteiltes Sammelkonto würde jede Nachweisführung wertlos machen.
Was dahintersteckt
Die App ist der mobile Zugang — die Funktionen selbst gehören zum Produkt.
Melden, erfassen, freigeben — direkt vom Hof: Schäden, Belege, Kontrollen und Poolwagen laufen auf dem Handy, für Fahrer wie für die Fuhrparkleitung.
Mehr erfahren →Schadenerfassung mit KI-BewertungVom Foto zum dokumentierten Schaden: Die KI schätzt die Schwere vor und benennt das betroffene Teil — samt Unfallskizze für den Bericht.
Mehr erfahren →KI-Erfassung für Belege & DokumenteFoto genügt: Die KI liest Betrag, Datum, Kennzeichen und Kostenart aus Belegen, Rechnungen und Bescheiden — und legt sie richtig ab.
Mehr erfahren →Mehr zur App: App je Rolle · Benachrichtigungen · Sicherheit der App · App einführen · Für iPhone · Für Android
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