Dokumente & E‑Mail-Posteingang
Ihr Fuhrpark hat ein eigenes E-Mail-Postfach: Leiten Sie Werkstattrechnungen, Versicherungspost oder Bescheide einfach dorthin weiter. Die Dokument-KI erkennt Art und Fahrzeug und legt alles unveränderbar ab — durchsuchbar statt in Unterordnern.
- 2 von 6Schritten tun Sie selbst: weiterleiten und bestätigen
- ≈ 1 Min.bis eine weitergeleitete Mail im Posteingang steht
- 30 TageQuarantäne — was niemand zulässt, verfällt
- GoBDFestgeschrieben heißt unveränderbar, auch für Administratoren
Wie kommen Dokumente in DocuFleet hinein?
Über ein eigenes E-Mail-Postfach je Mandant: Weitergeleitete Rechnungen und Schreiben landen im Posteingang, Dokumentart und Fahrzeug werden automatisch zugeordnet. Daneben gehen Datei-Upload und Foto. Abgelegt wird in Ordnern mit Vorschau und einer Suche über Name und Bezeichnung; festgeschriebene Dokumente bleiben unveränderbar.
Weiterleiten genügt
Der schnellste Weg zur digitalen Ablage ist der, den niemand extra lernen muss.
- Eigenes Fuhrpark-Postfach
Jeder Mandant bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Was dort ankommt, landet automatisch im Posteingang — inklusive Anhängen.
- KI sortiert vor
Die Dokument-KI erkennt, ob eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Bescheid vorliegt, schlägt das passende Fahrzeug vor — und Sie bestätigen mit einem Klick.
- Post bleibt in ihrem Mandanten
Jeder Mandant hat seine eigene Empfangsadresse, und was dort ankommt, verlässt ihn nicht: Auch das Kennzeichen wird nur im eigenen Mandanten gesucht, benachrichtigt werden die dafür zuständigen Manager. Wer mehrere Gesellschaften führt, teilt damit keinen Posteingang.
- Nur erlaubte Absender kommen durch
Welche Adressen einliefern dürfen, legen Sie fest — an die Sammeladresse gerichtete Post bleibt so lange in der Triage, bis jemand sie zuordnet. Ein offener Posteingang wäre sonst ein offenes Tor.
- Unveränderbar abgelegt
Festgeschriebene Dokumente sind nachträglich nicht mehr veränderbar. Was einmal abgelegt ist, bleibt so — nachvollziehbar über das Audit-Log.
- Unterlagen ohne Fahrzeugbezug
Dienstwagenrichtlinie, Merkblatt „Verhalten bei einem Unfall“, Formulare: Was zu keinem Fahrzeug und zu keinem Vertrag gehört, liegt in der Unternehmensablage — gegliedert in Ordnern bis zu fünf Ebenen, umsortiert per Ziehen. Ein Dokument gilt fürs ganze Unternehmen oder für beliebig viele Standorte und wird trotzdem nur einmal abgelegt.
- Wer es sehen soll, sieht es
Die Sichtbarkeit steht je Dokument: Fuhrparkleitung, Fahrer, Beobachter — einzeln wählbar. Die Dienstwagenrichtlinie erreicht damit die Fahrer, aber nicht die externe Steuerberatung. Fahrer finden ihre Unterlagen im Fahrerbereich und in der App, ohne Zugang zur Verwaltungsseite zu bekommen.
Post, die sonst niemandem gehört
Werkstattrechnung, Leasingvertrag, Bußgeldbescheid, Prüfbericht, Police: Ein Fuhrpark erzeugt Papier, das an drei Stellen gebraucht wird — in der Buchhaltung, an der Fahrzeugakte und bei der nächsten Prüfung. Meist landet es in einem Postfach, aus dem jemand es von Hand in Ordner sortiert; was dabei liegen bleibt, fehlt später genau dann, wenn danach gefragt wird.
DocuFleet dreht den Weg um: Die Post kommt direkt in den Fuhrpark. Jede Organisation hat eine eigene E-Mail-Adresse, weitergeleitet wird, was ankommt — und die Dokument-KI erkennt, was es ist und wohin es gehört. Was Sie tun, ist prüfen und bestätigen.
Dahinter steht eine Ablage, die für die Betriebsprüfung gebaut ist: Prüfsumme je Datei, Festschreibung, Änderungsprotokoll — und die E-Mail selbst wird als Handelsbrief gleich mit archiviert. Was einmal festgeschrieben ist, lässt sich weder verändern noch löschen.
Vom Posteingang in die Fahrzeugakte
Sechs Schritte, von denen Sie zwei selbst tun: weiterleiten und bestätigen.
Jede Organisation bekommt eine Empfangsadresse unter dokumente.docufleet.de, auf Wunsch eine eigene je Mandant. Leiten Sie die Werkstattmail weiter, oder hinterlegen Sie die Adresse beim Lieferanten gleich als Rechnungsempfänger. Was schon auf dem Rechner liegt, ziehen Sie in den Posteingang — beide Wege laufen danach identisch.
Mitglieder des Fuhrparks und freigegebene Absender landen im Posteingang; alles andere wartet in der Quarantäne, bis jemand es zulässt — oder nach 30 Tagen verfällt. Freigegeben wird in zwei Stufen: org-weit oder nur für die Adresse eines Mandanten. Eine automatische Antwort an Unbekannte gibt es nicht; ein offener Posteingang wäre ein offenes Tor.
Rechnung, Kostenvoranschlag, Bußgeldbescheid, Vertrag oder Police, Zulassungsbescheinigung, Prüfbericht: Die Dokument-KI klassifiziert den Anhang, liest die passenden Felder — Betrag, Datum, Kennzeichen, Fristen — und schlägt das Fahrzeug vor, dessen Kennzeichen im Dokument steht. Gesucht wird nur im eigenen Mandanten. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden ohne KI direkt aus dem XML gelesen.
Im Prüfen-Dialog stehen Dokument und Vorschlag nebeneinander. Ein Klick übernimmt: die Rechnung als Kostenbuchung mit Beleg, der Bescheid als Verstoß mit Frist, der Vertrag als Vertrag, das Übrige als Dokument am Fahrzeug. Ein Kostenvoranschlag wird bewusst nicht gebucht — ohne Leistung kein Buchungsbeleg; er wird einem offenen Schaden oder Werkstattauftrag zugeordnet und dort mit anderen Angeboten verglichen.
Liegt dieselbe Rechnung schon als Buchung vor — gleicher Bezug, Betrag auf den Cent, Datum im Fenster von drei Tagen —, wird der Beleg an die bestehende Buchung gehängt statt ein zweites Mal gebucht. Dieselbe Datei erkennt DocuFleet an ihrer Prüfsumme, unabhängig von Datum und Bezug.
Das Dokument liegt an Fahrzeug oder Vertrag, mit Prüfsumme und Ablagedatum; die E-Mail wird als Handelsbrief mit archiviert — Absender, Betreff, Zeitpunkt und Text, ohne den Anhang ein zweites Mal zu speichern. Gefunden wird über Ordner, Vorschau und die Suche über Name und Bezeichnung; in der App sehen Fahrer die Unterlagen ihres Fahrzeugs und die für sie freigegebenen Unterlagen des Unternehmens.
Was in der Ablage steckt
Ein Posteingang ist die Oberfläche. Darunter liegt, was eine Prüfung verlangt.
Festschreibung
Ein festgeschriebenes Dokument ist unveränderbar und unlöschbar — auch für Administratoren, auch über die Schnittstelle. Die Prüfsumme belegt, dass die Datei die ist, die abgelegt wurde.
Handelsbriefe
Die E-Mail, mit der eine Rechnung kam, ist selbst aufbewahrungspflichtig. DocuFleet archiviert sie mit dem Anhang: Absender, Betreff, Zeitpunkt, Text — die Anhänge darin werden durch einen Vermerk ersetzt, wenn sie daneben als eigene Dokumente liegen.
Änderungsprotokoll
Wer hat wann was abgelegt, zugeordnet oder festgeschrieben — das Protokoll führt es je Dokument, in Klartext statt in Spaltennamen.
Post bleibt, wo sie hingehört
Jeder Mandant kann eine eigene Empfangsadresse haben. Was dort ankommt, sehen Besitzer, Administration und die Manager dieses Mandanten; das Kennzeichen wird nur dort gesucht. Wer mehrere Gesellschaften führt, teilt keinen Posteingang.
Unternehmensablage
Dienstwagenrichtlinie, Merkblatt „Verhalten bei einem Unfall“, Formulare: in Ordnern bis zu fünf Ebenen, mit Sichtbarkeit je Rolle — gültig für das ganze Unternehmen, einzelne Standorte oder Abteilungen, und trotzdem nur einmal abgelegt.
Zulassungsbescheinigung lesen
Beim Anlegen eines Fahrzeugs liest die KI die Zulassungsbescheinigung Teil I aus — Kennzeichen, Erstzulassung, Hersteller und Modell, FIN, Leistung, Massen, HSN/TSN — und füllt die Stammdaten vor. Den österreichischen Zulassungsschein genauso.
Dokumente unterwegs
Fahrer sehen die Dokumente ihres Fahrzeugs und fotografieren neue direkt am Fahrzeug; die Fuhrparkleitung prüft Eingänge auch vom Handy aus. Ordnerstruktur, Massenablage und Suche bleiben bewusst im Web.
Was nicht bleibt
Quarantäne und Verworfenes verfallen nach 30 Tagen samt Dateien. Was übernommen wurde, bleibt — und zwar so lange, wie die Aufbewahrungspflicht es verlangt.
Fragen vor der Einführung
Muss ich meine Lieferanten umstellen?
Nein. Weiterleiten genügt — aus jedem Mailprogramm, auch vom Handy. Wer will, hinterlegt die Empfangsadresse bei Werkstatt, Leasinggeber oder Tankkartenanbieter als Rechnungsempfänger; dann kommt die Post gar nicht erst im persönlichen Postfach an.
Was passiert mit Mails von unbekannten Absendern?
Sie landen in der Quarantäne und werden dort angezeigt, nicht verarbeitet. Mit „Zulassen“ nehmen Sie den Absender dauerhaft in die Liste der erlaubten Adressen auf — org-weit oder nur für die Adresse eines Mandanten. Was niemand zulässt, verfällt nach 30 Tagen. Eine automatische Antwort an den Absender gibt es nicht.
Erkennt die KI auch Bußgeldbescheide?
Ja. Ein Bescheid wird als solcher erkannt, Aktenzeichen, Behörde und Betrag werden gelesen, und nach Ihrer Bestätigung entsteht daraus ein Verstoß mit laufender Frist — samt Zuordnung zum Fahrzeug über das Kennzeichen. Die Fahrerermittlung und die Antwort an die Behörde laufen dann im Bußgeldmanagement weiter.
Was ist mit elektronischen Rechnungen?
XRechnung und ZUGFeRD werden ohne KI direkt aus dem XML gelesen — auch dann, wenn das XML in einem PDF/A-3 steckt. Das kostet kein KI-Kontingent, und die Dublettenprüfung läuft über den Hash der XML-Datei.
Wie schnell steht eine weitergeleitete Mail im Posteingang?
In der Regel innerhalb einer Minute; die Auslesung folgt unmittelbar danach. Scheitert sie einmal, bleibt der Eingang mit dem Grund stehen und lässt sich mit einem Klick erneut auslesen — nichts geht verloren.
Was ist im Start-Tarif enthalten?
Die Dokumentenablage mit Ordnern, Vorschau, Suche, Festschreibung und die Unternehmensablage gehören zu jedem Tarif. Das E-Mail-Postfach mit der KI-Ablage ist Teil des Pro-Tarifs.
Passt nahtlos zusammen
Jeder Baustein greift in die anderen. Entdecken Sie den Rest von DocuFleet.
Foto genügt: Die KI liest Betrag, Datum, Kennzeichen und Kostenart aus Belegen, Rechnungen und Bescheiden — und legt sie richtig ab.
Mehr erfahren →WartungWartung & WerkstatttermineServiceintervalle nach Kilometern und Zeit, Vorwarnung vor der Fälligkeit — und die Werkstattrechnung landet direkt in den Kosten.
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